Politique en matière de protection de la vie privée et de renseignements personnels

Objectif

Le personnel et la direction de MJR Capital Services Inc. s’engagent à respecter la vie privée des personnes avec lesquelles nous communiquons.

MJR se conforme aux lois et réglementations suivantes :

1. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), une loi fédérale qui protège les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués.

1. Les lois provinciales sur le recouvrement de créances, qui dictent la façon dont nous devons exécuter nos services, collecter et utiliser des renseignements personnels, ainsi que toutes législations provinciales futures relatives aux droits des consommateurs.

1. Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, la FIPPA et la MFIPPA). La loi prévoit l’accès aux informations détenues par les institutions publiques de l’Ontario, sous réserve des exigences spécifiques visant à protéger les informations personnelles des individus.

Définitions

Aux fins de la présente politique, on entend par « informations personnelles » les informations relatives à une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse professionnelle et du numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. Toute référence à un consommateur dans le cadre de cette politique se rapporte aux informations personnelles et non aux informations commerciales.

MJR a mis en œuvre des politiques et des procédures pour donner effet aux principes, notamment :

• Mise en œuvre de procédures visant à protéger les informations personnelles.
• Mise en place de procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et demandes de renseignements concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles de MJR.
• Établir des procédures pour recevoir les demandes et leur donner suite.
• Établir des procédures pour informer nos clients de ces demandes et obtenir leur consentement avant de divulguer des informations.
• Former le personnel et lui communiquer des informations sur nos politiques et procédures.
• Élaboration d’informations pour expliquer les politiques et les procédures de MJR aux consommateurs.

Responsabilité

MJR est responsable des informations personnelles dont il a la charge et a désigné une responsables de la protection de la vie privée chargés de veiller au respect de la LPRPDE par MJR, l’ombusdman de la compagnie, Julie Trautmann.

Détermination des finalités

MJR identifiera et documentera les raisons pour lesquelles il recueille des informations personnelles. Seuls les renseignements personnels nécessaires à ces fins seront recueillis.

• MJR ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera de renseignements personnels sur les consommateurs que dans le recouvrement des dettes assignées par les clients ou achetées par MJR.
• MJR ne recueille pas et n’utilise pas de renseignements personnels sur les consommateurs à des fins de ventes à d’autres entités.

Consentement

La connaissance et le consentement des consommateurs sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des informations personnelles, sauf lorsque obligée, y compris lorsque la loi l’autorise ou l’exige.

Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans que le consommateur en soit informé ou y consente. Par exemple, dans le cadre d’une procédure judiciaire, médicale ou de recouvrement de dettes, ou pour localiser le consommateur dans son intérêt.

Bien que des informations puissent être accessibles au public, MJR les traitera conformément aux principes de la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

En outre, MJR peut fournir ces informations personnelles à ses avocats, à ses agents de recouvrement de créances, afin de se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une autre ordonnance d’un tribunal, d’une institution gouvernementale, ou lorsqu’autrement requis par la loi.

Limites

La collecte d’informations personnelles sera limitée à ce qui est approprié dans les

circonstances. Le site web de MJR n’utilise ni ne capture de témoins, une technologie qui installe une petite quantité d’informations sur l’ordinateur d’un visiteur afin de permettre au site web de reconnaître les futures visites de ce dernier.

MJR n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si le consommateur y consent ou si la loi l’exige. Les informations personnelles ne peuvent être utilisées ou transmises d’une manière incompatible avec l’objectif défini. MJR peut divulguer les renseignements personnels d’un consommateur à des tiers dont elle a retenu les services aux fins de recouvrement d’une dette.

Certains employés de MJR peuvent avoir accès aux renseignements personnels d’un consommateur recueillis par MJR dans la mesure où leurs fonctions exigent l’accès aux fins décrites. Les employés de MJR sont régis par un accord de non-divulgation interdisant la divulgation ou l’utilisation de toute information confidentielle ou personnelle à des fins autres que celles indiquées et prévues par la loi. Les informations personnelles qui ont été utilisées pour prendre une décision concernant un consommateur seront conservées conformément aux directives de conservation des documents du MJR. Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires seront détruites, effacées ou rendues anonymes. MJR conserve les informations d’un consommateur aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins de l’entreprise de MJR ou que l’exigent les lois fédérales et provinciales.

Exactitude

MJR prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les informations personnelles sous son contrôle sont aussi exactes, complètes et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles elles doivent être utilisées. MJR ne mettra pas systématiquement à jour les informations personnelles, à moins qu’un tel processus ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées. MJR prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les informations personnelles utilisées de manière continue, y compris les informations personnelles sont divulguées à des tiers, soient aussi exactes et à jour que possible.

L’accès aux renseignements personnels d’un consommateur inscrits dans les dossiers de MJR peut être demandé par ce consommateur afin de réviser et de modifier ses renseignements personnels, le cas échéant.

Protections

MJR prend des mesures responsables pour protéger les informations personnelles par le biais de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des données personnelles. Les employés de MJR qui ont accès à des informations personnelles sont sensibilisés à l’importance du maintien de la confidentialité de ces informations personnelles. Les mesures de sécurité protègent contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Demande d’accès

MJR s’engage à fournir aux consommateurs toute information sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses informations personnelles, sur demande écrite. MJR indiquera alors au consommateur s’il détient ou non des informations personnelles le concernant et indiquera, dans la mesure du possible, la source de ces informations personnelles. Bien que ces situations soient limitées et spécifiques, il peut toutefois arriver que MJR ne soit pas en mesure de donner accès à toutes les informations personnelles qu’il détient sur un consommateur. Par exemple, MJR ne sera pas en mesure de fournir l’accès aux informations personnelles d’un consommateur si un tel accès est susceptible de révéler des informations confidentielles d’un tiers, à moins que les renseignements personnels de ce tiers puissent être dissociés de ceux du consommateur. Si MJR refuse une demande d’accès, le consommateur sera informé par écrit de ce refus, des raisons qui le motivent et de ses recours. Pour faire une demande, veuillez l’envoyer, par écrit, au responsable de la protection de la vie privée, soit l’ombusdman Julie Trautmann, au qcbranch@mjrcapital.com ou par la poste, au 450-4650, Boulevard des Laurentides, Laval, QC, H7K 2J4.

MJR exigera que les consommateurs qui demandent l’accès à leurs informations personnelles fournissent les informations de vérification appropriées requises pour obtenir l’accès à ces informations. Ces informations ne seront pas utilisées à d’autres fins que de permettre à MJR de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles des consommateurs. MJR sera aussi précis que possible lorsqu’il fournira un compte rendu des tierces parties auxquelles les renseignements personnels ont été divulgués, et sera en mesure de fournir un compte rendu de l’utilisation des renseignements personnels des consommateurs et fournira une liste des organisations auxquelles des informations personnelles ont été divulguées.

MJR répondra à la demande d’accès du consommateur à ses informations personnelles dans un délai raisonnable et au plus tard 30 jours après réception de la demande. MJR peut avoir droit à une prolongation de 30 jours pour répondre, dans des circonstances limitées, auquel cas le consommateur sera informé d’une telle prolongation, du nouveau délai, de la date et de l’heure de la réponse et des raisons de la prolongation du délai.

MJR peut facturer des frais raisonnables pour répondre à une demande. Cette redevance sera déterminée en fonction de la demande et de tous les frais administratifs ou de système spécifiques à la demande qui peuvent être encourus. MJR informera le consommateur à l’avance du montant approximatif de ces frais. Les informations personnelles demandées seront fournies sous une forme généralement compréhensible.

Le consommateur pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles et les faire modifier le cas échéant. En fonction de la nature des informations personnelles contestées, la modification peut impliquer la correction, la suppression ou l’ajout d’informations, et les informations modifiées seront transmises à des tiers ayant accès à ces informations, le cas échéant.

Lorsque la contestation par le consommateur de l’exactitude et de l’exhaustivité de ses informations personnelles n’est pas résolue à sa satisfaction, MJR enregistrera la contestation non résolue et transmettra l’existence de la contestation non résolue aux tiers ayant accès aux informations personnelles, le cas échéant.

Contestation du respect des principes de cette politique

Un consommateur peut contester le respect des principes ci-dessus en s’adressant au responsable de la protection de la vie privée. MJR traitera toutes les plaintes ou demandes concernant les politiques et procédures relatives au traitement des informations personnelles conformément aux procédures en vigueur. MJR informera les consommateurs déposent des plaintes de l’existence des procédures de plainte pertinentes. MJR examinera toutes les plaintes et, si une plainte est justifiée, MJR prendra les mesures appropriées, y compris la modification des politiques et des procédures.

Vous pouvez loger votre plainte, par écrit, au responsable de la protection de la vie privée, soit l’ombusdman Julie Trautmann, au qcbranch@mjrcapital.com ou par la poste, au 450-4650, Boulevard des Laurentides, Laval, QC, H7K 2J4.

Politique et engagement de confidentialité du site Web de MJR

MJR Capital Services Inc. s’engage à protéger la vie privée de ses clients et des utilisateurs du site www.mjrcapital.com (“site Web”). Avec cette politique de confidentialité du site Web, nous voulons rassurer tous les utilisateurs du site Web que nous ne vendrons pas, ne partagerons pas et ne louerons pas les informations des utilisateurs. En accédant à ce site web, vous acceptez d’être lié par la politique de confidentialité du site web.

La politique de confidentialité de notre site web s’applique uniquement aux informations collectées par ce site web. Elle couvre les points suivants:

• La manière dont vous pouvez corriger toute inexactitude dans les informations.
• Quelles informations personnelles identifiables sont collectées auprès de vous par le biais du site web, comment elles sont utilisées et avec qui elles peuvent être partagées.
• Les choix qui s’offrent à vous concernant l’utilisation de vos données.

Sécurité

Nous prenons des précautions pour protéger vos informations. Lorsque vous soumettez des informations sensibles via le site web, celles-ci sont protégées à la fois en ligne et hors ligne.

Chaque fois que nous recueillons des informations sensibles (telles que des données de carte de crédit), ces informations sont cryptées et nous sont transmises de manière sécurisée. Vous pouvez vous en assurer en recherchant l’icône du cadenas en bas de votre navigateur web, ou en observant “https” au début de l’adresse de la page web.

Bien que nous utilisions le cryptage pour protéger les informations sensibles transmises en ligne, nous protégeons également vos informations hors ligne. Seuls les employés qui ont besoin de ces informations pour effectuer un travail spécifique (par exemple, le département de service à la clientèle ou du traitement des paiements) ont accès aux informations personnelles identifiables. Les ordinateurs/serveurs dans lesquels nous stockons des informations personnellement identifiables sont cryptés et conservés dans un environnement sécurisé à tout moment.

Collection, utilisation et partage de l’information

Nous n’avons accès qu’aux informations que vous nous communiquez volontairement par courrier électronique ou autre contact direct. Nous ne vendrons ni ne louerons ces informations à qui que ce soit.

Nous utiliserons vos informations pour vous répondre, en fonction de la raison pour laquelle vous nous avez contactés. Nous ne partagerons pas vos informations avec des tiers extérieurs à notre organisation, à l’exception du créancier qui nous a confié votre dossier.

Il se peut que nous vous contactions par courrier électronique à l’avenir pour vous rappeler votre compte ou pour vous informer des modifications apportées à la présente politique de protection de la vie privée. Vous avez le droit de refuser ces messages à tout moment.

Collecte de renseignements personnels

MJR recueille des renseignements personnels concernant ses clients (créanciers), les débiteurs, des candidats et ses employés.

Les renseignements recueillis dépendent du statut de la personne visée par la collecte, à savoir :

• Client : informations sur son organisation et ses membres, informations bancaires, informations financières relatives à la gestion des comptes clients. Ces informations sont collectées lors d’interactions en tout genre. Nous collectons également des données sur l’accès physique à nos locaux.
• Débiteur : détails des créances dues, nom, date de naissance, numéros de téléphone, adresse, adresse courriel, numéro d’assurance sociale, permis de conduire, immatriculation, données bancaires et financières, fiche de crédit, numéro de carte de crédit, information relative à l’emploi et toute autre information pertinente permettant de retracer le débiteur, de le contacter et de procéder au recouvrement et à la perception des créances dues. Ces renseignements sont obtenus de nos clients, des agences de renseignements et d’évaluation du crédit ou directement du débiteur lors de différentes interactions. Ils peuvent être aussi recueillis lors de la consultation de sources, registres ou médias disponibles publiquement.
• Candidat : informations présentes sur le curriculum vitae obtenu de la personne concernée lorsqu’elle transmet sa candidature;
• Employé : nom, coordonnées, date de naissance, adresse actuelle, adresses antérieures, numéro de téléphone, adresse courriel, curriculum vitae, emplois antérieurs, fiche de crédit,  permis de travail (le cas échéant), numéro d’assurance sociale, informations bancaires. D’autres renseignements relatifs aux conditions de travail, à la formation, à l’évaluation de la performance, au suivi de l’absentéisme, avis disciplinaires pour l’accès physique à nos locaux.

MJR limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille à ce qui est nécessaire à l’activité de l’entreprise, à l’accomplissement de l’objet pour lequel ils sont recueillis et tel que permis par la loi.

Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes :

• Identifier les débiteurs;
• Gérer les dossiers qui nous sont assignés;
• Fournir des services de recouvrement de créances;
• Pour évaluer l’adéquation des candidats selon les exigences du poste;
• Tout ce qui entoure la gestion des ressources humaines;
• Toutes autres fins déterminées au moment même où les renseignements personnels sont collectés ou avant leur collecte.

Autres politiques concernées :

Politique de conservation et de destruction des données (Version 1.7, Mise à jour janvier 2024), Politique de sécurité informatique (Version 2.16, Mise à jour juillet 2024), Politiques d’accès physique (Version 1.8, Mise à jour novembre 2024), Politique de traitement des plaintes et des violations de la vie privée (Mise à jour avril 2023)